Копия верна в каком углу ставится с

Как правильно заверить копию документа: штамп «Копия верна»

Копия верна в каком углу ставится с

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным.

К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям.

Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Штамп «Копия верна» нужен для подтверждения подлинности копии 

Почему может потребоваться заверение копии

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

  • получение кредита или оформление ипотеки;
  • оформление социальных пособий или материальной помощи;
  • заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
  • получение наследства;
  • оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
  • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель.

Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании.

Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут.

Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

Копия должна быть хорошего качества, иначе её не примут

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

  • руководителя/директора;
  • заместителя начальника;
  • начальника отдела кадров;
  • уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии.

Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью.

Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации — например, для банка — по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

  1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
  2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» — как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

  • брачные контракты;
  • принятие наследства;
  • переводы документов с иностранных языков;
  • доверенности с передачей прав;
  • договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

Чтобы нотариус заверил документ, он должен соответствовать ряду требований

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

  1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
  2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
  3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
  4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
  5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления.

Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя.

Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

  • указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
  • если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
  • в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
  • указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/kak-pravilno-zaverit-kopiyu-dokumenta-shtamp-kopiya-verna.html

В каком углу документа ставить копия верна. как правильно заверить документ копия верна образец

Копия верна в каком углу ставится с

Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом.

И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество.

Иначе обстоят дела, если требуется копия документа, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру. Именно о заверенных копиях и пойдет речь далее. Также остановимся на близких понятиях: дубликат и выписка.

На основании ГОСТа Р 7.0.8-2013 определяются следующие типы документов. Точные определения можно найти в ГОСТе:

Подлинный документ – это документ, параметры которого, например: автор, дата создания и пр., подтверждают его подлинность;

Документ-подлинник — это официальный документ в единственном экземпляре;

Дубликат или повторный документ — это документ, ранее уже выдававшийся и имеющий отметку «дубликат», «повторно» и т.д.;

Копия документа – документ, несущий информацию, аналогичную, содержащейся в подлиннике;

Копия документа в электронном виде или электронная копия документа – электронная форма документа, полностью повторяющая подлинник;

Копия документа, заверенная в отделе кадров организации, либо в любом другом подразделении это– копия документа, которая помимо основной информации, воспроизводящей подлинник, имеет специальные отметки о соответствии оригиналу. Заверенная копия является юридически значимым документом и довольно часто может применяться наравне с оригиналом.

Как заверяется копия?

Копия документа, просто отснятая на ксероксе, полностью соответствует оригиналу, но не является при этом юридически значимым документом. Для придания копии статуса документа нужно заверить ее по всем существующим правилам.Как указано в ГОСТеР 6.

30-2003, заверение документа должно происходить следующим образом: под подписью, скопированной с основного документа, пишется «копия верна», либо «верно», далее должна быть обозначена должность лица, заверившего копию.

Чуть ниже ставится его личная подпись, ФИО и дата, когда произошло заверение.

Весьма часто мы можем столкнуться с тем, что слова «верно» и «копия верна» не пишут от руки, а ставят штамп. Как правило, такие штампы есть в нотариальных конторах, в бухгалтериях крупных компаний, в офисах фирм. Но даже при наличии такого штампа, должность, ФИО и, естественно, подпись должностного лица должны быть «живыми», то есть сделанными от руки.

Очень часто помимо штампа «верно» ставится и печать организации. Особенно характерно это для гос. организаций, где каждая выданная копия фиксируется в особом журнале и только после этого на ней ставится новая печать организации.

Надпись, заверяющая копию, должна быть примерно такой:

Обратите внимание! Если подлинник, копию которого необходимо заверить, включает в себя две и более страниц, заверять вам придется каждую из них. Даже если вы уместили две копии на одном листе А-4, заверять все равно нужно каждую копию.

Сам термин «Копия документа» иногда путают с близкими по назначению, но все же, отличающимися по сути терминами: «дубликат» и «выписка».

Повторно выданный документ – «дубликат»

Дубликат выдается тогда, когда подлинный документ либо потерян,либо испорчен.

Рассмотрим пример:

  • если к вам обратились за копией трудовой книжки, например, для оформления визы, необходимо отксерить все значимые страницы, заверяявсе развороты
  • если трудовая книжка потеряна или же пришла в негодность, тогда необходимо оформить дубликат. «Хозяин» трудовой книжки, в таком случае, пишет заявление по форме, указанной Постановлении РФ №225, после чего начинается изготовление дубликата.

Выписка из документа

Существенное отличие выписки от пусть даже и заверенной копии состоит в том, что выписка дает только ту часть информации, которая была запрошена. Это удобно, когда необходимо, например, в сжатом виде предоставить информацию, а не делать многостраничную копию. Часто выписку делают и по причине невозможности разглашения информации.

Приведем небольшой пример того, когда может потребоваться выписка из документов:

Допустим, ваш коллега получил отпускные не в том объеме, в котором он рассчитывал их получить. Для выяснения причин и обсуждения данной проблемы с руководством ему необходима копия графика отпусков.

Этот документ содержит данные не только относительно этого сотрудника, но также и о временных интервалах отпусков остальных сотрудников компании, разглашать которые нельзя: это персональные данные людей, которые не имеют отношения к данной ситуации.

В таком случае должна быть создана выписка из этого документа, которая будет содержать только ту информацию, которую запросил ваш сотрудник.

Этот вид документа должен быть оформлен в соответствии с . Обязательно в «шапке» документа нужно написать: «Выписка из…». На месте многоточия указывается название исходного документа, из которого сделана выписка.

Рассмотрим пример оформления выписки:

Из Графика дежурств ООО «Иванов и Компания» на 2015 г., утвержденного Ген.директором ООО «Иванов и компания» Ивановым И.И. 25 ноября 2014 года

Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица:

Председательствующий В.В. Селиверстов

По правилам, принятым в РФ, выписка заверяется так же, как положено заверять копию. Штамп «копия верна», ФИО ответственного лица, производящего заверение, его подпись и печать организации.

  • Заверять должно уполномоченное лицо.
  • Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).

При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными. Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать: М.П. Копия верна (оттиск штампа или слова вручную) Генеральный директор Подпись А. А.

Иванов Дата Кто вправе заверять В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица. Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе.

Руководителю данное право принадлежит априори.

Как заверить документы: печати «верно» и «копия верна»

Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.

Источник: https://www.kamstat.ru/v-kakom-uglu-dokumenta-stavit-kopiya-verna-kak-pravilno-zaverit.html

Копия верна в каком углу ставится с

Копия верна в каком углу ставится с

– Информация – Копия верна в каком углу ставится с

В качестве наименования указывают: «Выписка из…», далее приводят наименование оригинала, ставят актуальную дату и соответствующий номер приказа, на основании которого оформляют документ.

Нет необходимости издавать новый приказ. Далее идет текст запрошенной выписки, который будет полностью или частично воспроизводить информацию оригинала. Под текстом следует указать должность уполномоченного лица, который подписал оригинал, внести инициалы и фамилию. Личную подпись в выписке сотрудник никогда не ставит. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить.

Специальный порядок заверения не предусмотрен, соответственно выписку заверяют точно так же, как и ксерокопию (основанием служит пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст).

Важно

На копии не должно быть следов подчисток, исправлений или других отметок, способных заподозрить внесение изменений по сравнению с оригиналом.

3. Оттиск должен быть проставлен на каждом листе. Если листов в копии много, то разрешается поступать следующим образом. Все листы прошиваются и нумеруются. На последнем листе проставляется оттиск штампа и делается запись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов и ставится одна печать «копия верна».

4.

Кроме оттиска необходимо наличие подписи и расшифровки этой подписи того лица, которое заверяло документ.

5. Заверять копию может только то лицо, которое имеет соответствующие полномочия.

6.

При этом сохраняется форма, содержание и порядок изложения данных, но бумага не имеет юридической силы.

Заверенная копия представляет собою тот же документ, о котором только что говорилось, но при этом имеющий специальные отметки, предоставляющие ему правовую основу для действия.

Довольно часто случается так, что дубликатом определенного подлинника признается исключительно та копия, которая имеет специальную заверку. Просто отксеренный лист бумаги в некоторых правовых взаимоотношениях не играет абсолютно никакой роли.

Форма копии документа

В законодательстве существуют нормы, которые определяют особые требования к документу, что называется копией.

Копия верна в каком углу ставится статус

Как правило, это левая часть страницы.

На то место, где выходит нить или скобка, нужно наклеить специальную бумажку, на которой будет обозначено количество листов и подпись должностного лица. Кроме того, необходимо поставить печать, но так, чтобы одна ее часть была на листе с обозначением номеров страниц, а вторая – на самом документе.

Кроме того, нормативно-правовыми актами предусмотрена возможность не скреплять страницы многолистового документа между собой. Но в таком случае на каждой составляющей копии в обязательном порядке должны быть проставлены соответствующие обозначения, которые свидетельствуют о верности дубликата.

Заверка документа у нотариуса

Как заверить копию документа, на которые полномочий работников организации не хватает? В таких случаях лицу придется воспользоваться услугами нотариуса.

Копия верна в каком углу ставится спираль

Подлинность подписи заверителя подтверждается оттиском печати организации.

Совет 2: Как правильно заверять копии документов

При обращении практически в любую организацию за услугой, наравне с оригиналами документов необходимо предоставлять и их копии. Поэтому и неудивительно, что условия заверки копий прописаны в действующем законодательстве.

Копия считается заверенной, когда на ней стоят реквизиты, которые подтверждают ее подлинность и придают ей тем самым юридическую силу. Эти реквизиты прописываются на свободном месте внизу документа.

Если документ состоит из нескольких листов, то сведения указываются на последнем из них.

Порядок заверки дубликата

Каждый работник нотариата знает о том, как правильно заверить копию документа. Для того чтобы он подтвердил идентичность дубликата, необходимо предоставить:

  • оригинал;
  • копию;
  • документ, подтверждающий личность лица, которое обратилось к нотариусу.

Прежде всего должностное лицо проверяет правильность копии документа и ее полное соответствие оригиналу. После того как этот факт будет подтвержден, нотариус ставит отметки, которые включают его имя, слово «верно», дату, печать, номер регистрации заверки.

После того как все действия будут выполнены, тот, кто обратился в нотариальную контору, расписывается в специальном журнале, где ведется реестр всех обращений граждан и юридических лиц.

Заверить копию документа у нотариуса довольно просто и недолго.

ВЕРНО .

Полученная информация поможет вам заверить копию нужного документа грамотно и правильно.

В каких случаях нужно заверять документы

Копии документов необходимо заверять в любом случае, иначе они будут считаться просто бумажками, даже если их содержание в точности соответствует оригиналу.

Но то, кем будет заверена копия, во многом зависит от того, в какую организацию вам необходимо предъявить ее.

В некоторых случаях достаточно будет, если документ будет заверен печатью вашей организации, в некоторых – за эту процедуру придется заплатить нотариусу.

Копии документов могут потребоваться вам для предоставления в налоговые органы и во внебюджетные фонды, при оформлении гражданско-правовых сделок, а также для предъявления в суды и т.п.

Как заверять

Несмотря на то, что в требованиях на заверение применяются одни и те же формулировки, которые вы прочли выше, в нормативных документах нет определения этих терминов.

Источник: https://meatyurt.ru/kopiya-verna-v-kakom-uglu-stavitsya-s

101Advokat.Ru