Сопроводительное письмо к акту выполненных работ образец

Подробная инструкция, как оформить сопроводительное письмо к акту

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ образец

Помимо переписки по электронной почте, общение с контрагентами у любой компании сводится еще и к обмену документацией – актами, договорами, счетами.

Именно сопроводительное письмо поможет принимающей стороне разобраться в том, какие именно бумаги находятся перед ними и в какой срок они должны быть обработаны.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Что это такое?

Сопроводительное письмо является одним из видов деловой переписки, оно необходимо для описания направляемого контрагенту пакета документов и предоставления инструкций по работе с ними.

Чаще всего сопроводительные письма пишутся к актам: к актам согласования, актам сверки, актам выполненных работ, поскольку в этом случае факт принятия и срок возврата подписанных бумаг играет большую роль.

Ниже можете ознакомиться с примерами таких писем.

Зачем требуется?

Основных причин для составления сопроводительного письма три.

  1. Оно обеспечит регистрацию всего пакета поступивших документов, поскольку на нем стоит исходящий номер. При задержке ответа от компании вы можете звонить туда и уточнять информацию по номеру исходящего.
  2. В нем можно указать срок ответа и отправки подписанных документов. На практике контрагенты часто забывают отправить обратно часть документов, четкая инструкция поможет им быстрее собрать нужный пакет документов.
  3. Вы прилагаете весь список документации по проекту, которая была отправлена, после чего контрагент не может уже пожаловаться на то, что какой-то документ не дошел ему или не был зарегистрирован.

Кто подписывает?

Подписывает сопроводительное письмо руководитель организации либо уполномоченный руководитель подразделения. Если в сопроводительном письме речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер предприятия.

В письме указывается исполнитель, к которому контрагент может обратиться по всем вопросам.

сопроводительного письма в различные компании можно условно разделить на три части:

  1. Сообщение об отправке письма. В нем отправитель уведомляет о факте и целях отправки.
  2. Просьба об ответе. Здесь указывается, что именно контрагент должен сделать с документами.
  3. Приложения. Это основа сопроводительного письма, здесь перечислены все документы и количество их экземпляров, отправленных контрагенту.

Как правильно написать?

Составляется сопроводительное письмо на официальном бланке организации. Оно может иметь тему: «О разработке положения…», «О закрытии актов по проекту…» и так далее.

Начинать обращение надо с сообщения об отправке письма. Здесь можно воспользоваться следующими формулировками: «Во исполнение…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…». Далее следует сообщить о цели отправки документации: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания» и так далее.

Во второй части должна содержаться конкретная инструкция к действию.

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес…».
  • «Просим рассмотреть в установленный законодательством срок и направить в наш адрес».

Нужно ли указывать в сопроводительном письме срок исполнения? Учитывая, что по правилам делового обращения отвечать на письмо принято в течение 30 рабочих дней – лишним не будет. Многие компании любят указывать срок ответа на обращение в директивном формате: «Срок ответа на письмо – до 3 рабочих дней».

В соответствии с законодательством, требовать исполнения в определенный срок может либо вышестоящая организация по отношению к нижестоящей, либо государственный орган.

Другой случай, когда требование ответа в определенный срок закономерно – если этот вопрос зафиксирован в договоре между компаниями.

Когда организации являются равноправными партнерами, очертить конкретный срок исполнения можно только в виде просьбы, приведя при этом вескую причину. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в срок до 10 рабочих дней в связи с необходимостью предоставить отчет в Министерство образования РФ … числа».

Переходим к оформлению списка приложений. В сопроводительном письме должен быть перечислен весь перечень приложенных к письму документов, с указанием количества экземпляров и листов по каждому – в этом весь смысл сопроводительного письма.

Если в самом тексте письма ранее указывалось название отправляемого документа, в приложении его вновь упоминать не надо – достаточно сообщить о количестве экземпляров и страниц. Например: «Направляем вам экземпляр Акта приема-передачи работ по установке оборудования, подписанный с нашей стороны. Приложение: на 1 л. в 1 экз.»

Если приложенных документов несколько, необходимо составить нумерованный список:

Приложения:

  • Акт об оказании транспортных услуг по акции «Счастье в каждый дом» на 1 л. в 1 экз.
  • Счет на оплату услуг на 1л. в 1 экз.
  • Счет-фактура на 1 л. в 1 экз.

Часто встречается вопрос о том, как же писать правильно – «Приложение» или «Приложения»? Несмотря на то, что в ГОСТе Р 7.0.

97-2017 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе, то есть «Приложение», норме русского языка соответствует множественное число – «Приложения». В пояснениях к ГОСТу разработчики также указывают, что множественное число предпочтительнее.

Тем не менее, обе формы допустимы, главное, чтобы единообразие было в документообороте самой организации. Это же касается и других нюансов касательно написания слово «Приложение»: с большой буквы или маленькой, с № или без и так далее.

Если прилагаемых документов очень много, то лучше составить для них отдельную опись, а в тексте письма сослаться на нее.

О том, как составить сопроводительное письмо к пакету документов, мы писали тут, а здесь вы подробно узнаете о таком письме с описью прилагаемых бумаг.

Сверка

Писать сопроводительные письма к актам сверки, в частности, взаимных расчетов очень важно, потому что на сегодняшний день контрагенты фактически не обязаны подписывать или возвращать акты сверок. Если у контрагента есть задолженности перед компанией, можно указать необходимость подтверждения написанной суммы задолженности.

Также в тексте сверки следует дать ссылку на норму действующего законодательства, в соответствии с которой в случае невозврата документа, равно как и отсутствия разногласий и расхождений, сальдо будет считаться подтвержденным.

Согласование

Сопроводительное письмо передается вместе с актом согласования в случае выполнения кадастровых работ по образованию земельного участка.

Документ о выполненных работах

При отправке заказчику для подписание актов сдачи и приемки выполненных работ сопроводительное письмо необходимо, главным образом, потому, что оно подтверждает факт получения документов.

Ситуация, когда заказчик не оплачивает работу, потому что отрицает факт приема и передачи документов от исполнителя – не редкость, сопроводительное письмо от организации способно «подстраховать» и стать весомым аргументом о передаче актов сверок и счетов в случае судебного решения вопроса.

Скачать бланк сопроводительного письма для подписания акта приема-передачи выполненных работ

Понятие «дефектный акт»

В реальной практике достаточно распространена ситуация, когда какой-то из документов, указанных в сопроводительном письме, забывают положить в пакет. Еще более анекдотическая ситуация, которая, к сожалению, часто происходит – пакеты документов могут быть перепутаны.

Что происходит после доставки сопроводительного письма с такими документами в компанию? Приложение с указанием всех документов и содержимое пакета сверяются секретарем: если какого-то из документов, указанных в приложении, при проверке не хватает, составляется дефектный акт, после чего письмо возвращается отправителю.

Куда отправляется документ?

У направляющей стороны сопроводительное письмо проходит несколько этапов:

После того, как письмо доходит до адресата, оно рассматривается (для того, чтобы убедиться, что все приложенные документы соответствуют описанию), регистрируется, поступает на рассмотрение первому лицу организации.

Тот назначает исполнителя и возвращает документ секретарю, далее документы поступают на исполнение, а оригинал письма хранится у секретаря. Сопроводительное письмо и приложенные к нему документы хранятся в разных местах. Хранятся сопроводительные письма в течение 5 лет.

Написание сопроводительного письма является частью деловой этики и показывает, прежде всего, уровень ответственности направляющей организации.

Если компания привыкла прикладывать к пакету бумаг на отправку такие письма, она заботится не только о своих интересах — о том, чтобы пакет документов был зарегистрирован, а необходимые акты и протоколы были возвращены в срок, — но и облегчает задачу своим партнерам, дав четкую инструкцию по работе с присланной документацией.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 938-47-92 (Москва)

+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург) 

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://101million.com/dokumenty/pisma/soprovoditelnoe/k-aktu.html

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ: образец

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ образец

В ежедневных производственных буднях партнеры и контрагенты обмениваются множеством документов, включая акты выполненных работ. Документооборот может иметь электронный формат.

Отправка сопроводительного письма к актам выполненных работ — это часть делового этикета.

Принимающая сторона благодаря ему может быстро разобраться с пакетом присланных документов и определить приоритетность их обработки.

Сопроводительное письмо: что это

Никакой важной информативной составляющей сопроводительное письмо не имеет. Но оно играет важную роль: является доказательством самого факта отправки документов (например, акта выполненных работ).

Кроме того, в сопроводительном письме обязательно должен содержаться подробный список всех отправленных контрагенту документов.

Считается хорошим тоном, если при этом будет приложена инструкция по обращению с документацией, поскольку подписанные документы иногда теряются или возвращаются позже указанных сроков.

Акт сверки позволяет свести к минимуму  подобные негативные ситуации, если в нём есть инструкция по обработке всего пакета. В том числе — по времени возвращения.

Сопроводительное письмо требуется к актам:

  • выполненных работ;
  • согласования совместных действий, определяющих дальнейшее течение производственного процесса;
  • сверки (например, сметы проекта), что дает возможность быть в курсе инвестиций, приходов расходов и прочих бюджетных трат.

Огромное значение при этом отводится подтверждению факта принятия документа.

Сопроводительное письмо обязательно регистрируется в канцелярии того учреждения или предприятия, куда оно было направлено.

Каждый пакет документов имеет свой исходящий номер.

Если по какой-то причине обмен корреспонденцией задерживается, то придать динамику событиям можно именно при помощи этого нюанса.

Для этого достаточно будет связаться с контрагентом и затребовать важные сведения по номеру исходящего документа.

Завершение любого проекта требует документального оформления. Если контрагенту отправлен такой пакет вместе с сопроводительным письмом к выполненной работе, то в дальнейшем возможные претензии по отсутствию каких-либо справок исключатся.

Структура сопроводительного письма к акту выполненных работ

Как правило, на предприятии или в компании разрабатываются специальные официальные бланки, на которых реализуется весь документооборот. Корреспонденция, отправленная на фирменных банках, выглядит академично. Кроме того, таким образом поддерживается корпоративный стиль, что, в свою очередь, повышает имиджевую составляющую компании.

Структура письма должна включать в себя следующие разделы:

  1. Информация о факте отправки. Она должна раскрывать цель составления данного документа.
  2. Инструкция по обработке документации. Рекомендуется пошагово объяснить, когда и как конкретно контрагент должен обработать прилагаемые документы.
  3. Приложение. В этой части должен быть полный список всех прилагаемых документов.

Сообщение об отправке должно содержаться в первых строках.

Допустимые формулировки:

  • Обращаемся к вам…
  • Сообщаем вам…
  • Предоставляем вам…

После этих шаблонных обращений необходимо указать цель: для подписания, к ознакомлению и так далее.

Часть письма, содержащая рекомендации или инструкции для контрагента, должна быть предельно вежливой. Тем не менее она должна отличаться лаконичностью и быть достаточно категоричной, чтобы не оставалось сомнений в обязательности исполнения.

Право подписи сопроводительного письма есть только у руководителя предприятия или учреждения. Если руководитель считает возможным подписание документа главным бухгалтером или иным сотрудником, то об этом должна быть специальная отметка. Например, часто первичные учетные документы подписывает именно главный бухгалтер предприятия с официального разрешения работодателя.

Сопроводительное письмо: сроки ответа

Сообщение о предполагаемых сроках ответа содержится во 2 части сопроводительного письма, где раскрывается текст инструкции по обработке документации.

Формулировки в этой части могут быть следующими:

  • Просим рассмотреть незамедлительно…
  • Просим ознакомиться в оговоренный срок…
  • Просим ознакомиться в сроки, установленные законодательством…
  • Просим подписать…
  • Просим рассмотреть и представить ответ по указанному адресу…
  • Просим рассмотреть и скрепить печатью…

Требования исполнения в конкретных временных рамках правомочно только в том случае, если корреспонденцию отправляет вышестоящая организация. Это же право распространяется на государственные органы, состоящие в деловой переписке с предприятием.

Как правило, правила делового этикета не допускают отправление ответа позже, чем через 30 дней. Но это не значит, что контрагент должен затягивать с ответом. Как правило, в сопроводительном письме к выполненной работе указывается желаемый срок ответа.

Формулировка может быть следующей: «Срок ответа до 3 рабочих дней». Однако директивный формат этого сообщения ни к чему не обязывает контрагента. Установленные законом 30 суток актуальны для любых бизнес-процессов. Однако хорошим тоном считается учесть просьбу другой стороны и поторопиться с ответом.

Вежливость ценится в любых отношениях, в том числе и в деловых. Избегать директивной формы можно и нужно. Это продемонстрирует дипломатичность и воспитанность отправителя. Уместным будет также указание причин, по которым желателен тот или иной срок предоставления ответа.

Например, формулировка может быть следующей: «Просим ответить в течение 3-х дней в связи с необходимостью согласования дальнейших действий с Министерством транспорта».

Но если в договоре о сотрудничестве или в договоре о совместной реализации какого-либо проекта ранее указывались конкретные сроки, то в сопроводительном письме можно именно требовать ответа в строго указанное время.

Приложение к сопроводительному письму к акту выполненных работ

Именно в этой части содержится перечень всех прилагаемых документов. Их надо представить пронумеровано списком. Если какой-то документ отправляется в нескольких экземплярах, то это также должно найти отражение в приложении. Более того, обязательно должно быть указано количество страниц в каждом документе.

Согласно требованиям ГОСТа Р 7.0.97-2017, даже при наличии нескольких документов рабочий термин «Приложение» ставится в единственном числе.

Но в повседневной практике используется вариант «Приложения», поскольку он более отвечает грамматическому строю языка. Допустимы обе формы.

Что касается использования заглавной буквы и знака №, то это не принципиальный момент, в ГОСТе он не рассматривается.

Гораздо важнее детально проинспектировать обозначение каждого документа. Если их более пяти, то рекомендуется сформировать отдельную опись. При этом в самом тексте сопроводительного письма надо будет особо подчеркнуть факт ее (описи) наличия.

Скачать образец сопроводительного письма к акту выполненных работ.

Сопроводительное письмо к акту сверки особенно важно, когда контрагент имеет какие-либо долги перед деловым партнером. В этом случае нужная сумма указывается особо и сопровождается требованием подтверждения, что контрагент ознакомлен с фактом задолженности.

Для того чтобы обезопасить себя в предполагаемых судебных разбирательствах, рекомендуется здесь же сослаться на конкретную статью законодательства, согласно которой компания оставляет за собой право обратиться в вышестоящие инстанции при невозврате долга или при обнаружении расхождений в расчетах. (34 голос., 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/soprovoditelnoe-pismo-k-aktam-vypolnennyh-rabot.html

101Advokat.Ru